Organización 2.0: el lento declive del correo electrónico

El correo electrónico es a día de hoy una herramienta de trabajo prácticamente imprescindible en cualquier oficina. Nos permite mantenernos en contacto con compañeros distribuidos por todo el mundo, intercambiar con ellos documentos, ajustar agendas y un sinfín de tareas más que desempeñamos en nuestro día a día. Sólo tiene un par de “peros”: es asíncrono, lo que hace que la comunicación pierda fluidez y, además, acaba convirtiéndose en un gran almacén donde se mezclan felicitaciones de Navidad, presupuestos, planes estratégicos y todo aquello que sea susceptible de ser digitalizado.

Un fantástico artículo de EL PAÍS publicado este fin de semana enumera los esfuerzos de empresas a lo largo y ancho de todo el planeta para tratar de romper estas limitaciones y adoptar nuevos métodos de comunicación que, si bien no conseguirán extinguir los emails, llevarán a un uso más racional y operativo de esta herramienta.

Como trabajador en el sector de las nuevas tecnologías y siempre en el marco de empresas de tamaño pequeño (en las que implantar cambios es más sencillo que en una gran organización) voy a narraros mi experiencia personal en lo que a comunicación en el trabajo se refiere.

En Lusco Tekhne, una pequeña consultora tecnológica de Coruña, teníamos un importante cliente con sede en Cataluña. Los viajes de parte del equipo hasta la sede del cliente eran constantes y la comunicación entre Coruña y Cataluña tenía que ser fluida, rápida y económica. ¿La solución? Instalar Messenger en todos los Pc’s, lo que nos permitía tener un contacto rápido y efectivo. Seguíamos teniendo el correo para envío de documentos y peticiones formales, pero las situaciones urgentes del estilo “¿puedes comprobar que el servidor no está caído?” o “necesitamos crear un nuevo usuario de base de datos” se resolvían de manera inmediata y, lo que es más importante, el interlocutor sabía que habías recibido su mensaje, que lo habías entendido y que te ponías manos a la obra. A mayores disponíamos de un blog interno dedicado a cuestiones de desarrollo en el que plasmábamos mejoras en la arquitectura, en la base de datos o cualquier otro logro digno de ser comentado, así como un sistema de Sharepoint que nos permitía compartir documentos, contactos, planificaciones, etc.

En Chaxpert, otra pequeña empresa proveedora de servicios de software, trabajamos repartidos por media España. Los correos son algo anecdótico ya que el grueso de las comunicaciones se realiza a través de Skype (el cuál estamos sustituyendo poco a poco por Google+) y Yammer. ¿Que queremos compartir ficheros?:Dropbox. ¿Que queremos documentar?: Redmine.

En Difoosion, con editores repartidos por toda España y apenas contacto físico entre nosotros, utilizamos cada vez menos el correo y cada vez más Present.ly para coordinarnos y trabajar en equipo, para comunicar las logros, decisiones estratégicas y novedades sin necesidad de abrumar cada día con decenas de correos no leídos en nuestras bandejas de entrada.

Ninguna de las herramientas anteriormente citadas podrán sustituir por completo al correo electrónico (de la misma manera que la televisión no acabó con la radio), pero una correcta combinación de éstas (u otras) puede dar lugar a un trabajo más racional, productivo y placentero, con menos malentendidos y una mayor sensación de equipo.

El mundo evoluciona continuamente y, en un entorno empresarial cada vez más hostil y competitivo, no es el pez grande el que se come al pequeño, sino que es el pez rápido el que engulle al lento. Atención a los cambios.