Correo electrónico y mensajería instantánea, enemigos de la productividad

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Fotografía de un teclado

No es ninguna novedad que la tecnología, que debería representar la gran aliada de la productividad personal, muchas veces se convierte en su enemiga. En ocasiones sufrimos el problema de la procrastinación (postergar asuntos desagradables y dedicarnos a otros más atractivos), ya que no faltan distracciones en un ordenador. Pero siendo realistas, si nos disponemos a trabajar y acabamos curioseando en Facebook o mirando vídeos de YouTube, la verdad es que nuestra motivación era escasa, y no se nos puede calificar como víctimas de la tecnología, sino más bien como un poco vagos y fáciles de entretener.

Sin embargo, muchas veces nos ponemos a realizar una tarea y esta se alarga de manera preocupante por distracciones “razonables”. La primera de ellas se trata del correo electrónico: si intentamos ir contestándolo en tiempo real, acabaremos por interrumpir una y otra vez nuestra labor, con la pérdida de concentración que eso supone, y el esfuerzo necesario para retomarla. La otra amenaza la encontramos en WhatsApp, Telegram o similares, siempre sonando en el móvil. Lo mismo se puede aplicar a los distintos servicios que utilicemos para el trabajo, que seguro que generan notificaciones de forma abundante, que nos molestan de forma continua.

El principal problema se trata de que estas aplicaciones producen muchas información, y alguna de ella puede ser urgente. Caemos en la tentación, por lo tanto, de revisarlas continuamente. Pero, a la hora de la verdad, casi todos los temas resultarán por completo irrelevantes, y nuestra productividad se verá seriamente afectada. Además, corremos el riesgo de ir asumiendo nuevas tareas según nos van llegando, de forma que no acabemos ninguna de las que empecemos. Por lo tanto, resulta básico aprender a priorizar, y distinguir cuando algo es urgente o, pese a su importancia, podemos atenderlo a continuación de lo que hacemos ahora.

Mi consejo personal se trata de que, si nos lo podemos permitir, desconectemos del correo electrónico y la mensajería instantánea (u otros servicios) mientras trabajamos. Podemos establecer un plazo de tiempo para contestar: cada media hora, cada hora o cada dos haremos un alto y respondemos los mensajes. El período depende de la urgencia que suelan tener los asuntos que nos lleguen por estos medios. Además, con un vistazo rápido a las notificaciones (si salen en el dispositivo en el que estamos) podemos intuir si se trata de algo crucial. Lo que está claro es que atender a mil cosas a la vez representa un grave enemigo de la productividad, aunque pueda hacer más agradable la jornada.

¿Qué opinas del tema? ¿Crees que este tipo de interrupciones resultan negativas, o eres capaz de retomar tus tareas con mucha facilidad?

Imagen | Peter Huys

Archivado en Productividad, Trabajo
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